发布时间:2021-12-27
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▷ 本文是Michael Hammer演讲稿,由杰成合力科技翻译整理,若有转载请联系我们并注明来源。
大家好!我是迈克尔·哈默,我想分享一些我们在“流程拥有者的角色”上的发现和成果。
流程拥有者这个词大家可能听说过,实际上大家可能用过。它已成为非常流行的术语,实际上与“再造”本身几乎同样受欢迎。和“再造”一词类似,流程拥有者也有被过度使用和滥用的不良倾向。
研究的目的是要确定这个概念和术语的真正含义是什么,并确定如何在现代组织中填补流程拥有者的角色。但当我们进行研究时,我们发现,事实上,真正的问题不是填补这个新的管理角色,真正的问题是更宽泛的问题,也就是说,我们如何创建以流程为中心的组织?
在这种情形下,流程拥有者适合在哪?现在以流程为中心的组织这一术语非常重要,在我们开始之前,我们需要理解流程这个术语的含义。
现在有很多定义,我将分享我们想用的。流程是一组共同为客户创造价值的任务,这是很简单的概念。
让我举几个例子,订单履行就是这样的流程,订单履行包含了许多不同的任务和活动。
例如,有接收订单,录入电脑,检查,验证,分配库存,做制造规划,提货,包装,物流规划,运输,有很多不同的步骤。
问题是,这些中的哪个步骤本身就能为客户创造价值?答案当然是没有,没有一个能独立完成。
例如运输,如果没有前面步骤的所有结果,什么也运不了。只有把所有这些步骤组合成连贯的流程,才能完成工作。
问题是在传统组织中,流程状况非常糟糕,都是支离破碎的。在传统组织中,每个不同的步骤都由不同的职能部门执行。
订单录入可能是由销售和行政部门完成的,由仓库进行库存分配,由物流部门进行物流规划。
没人对整个流程有全面了解,也没人对这个流程负有端到端责任,每个人负责自己的部分。
实际上,没有对整个流程进行衡量。如果我到一家典型的组织问,完成一单需要多少代价,完成一单要花多长时间?没人知道答案。
人们可以告诉我要花多少钱,或者执行单个任务需要多长时间,但不是整个流程,因为这个流程并不适配我们的组织结构,它横贯了组织。
只有整合来自不同部门的工作,通过某种方式汇集一起,得以实现这个流程。没人理解端到端的责任或负责。
因此,像订单履行这样的流程会出现很多问题。在不同的组织间有很多交接,导致很多延迟,很多管理开销,因为所有的检查和协调,刚性和僵化,因为没人有张大蓝图能对特定的客户需求做出响应。
我会给出一些其他流程的例子,新产品开发就是这样一个流程。它从新产品的概念开始到设计结束,那新产品开发等同于R&D研发吗?完全不是。
新产品开发是流程,R&D研发是组织,组织中科技人员的集合。那研发人员参与了新产品开发流程中?
当然希望如此,否则,很可能会是一些很奇怪的产物。
另一方面,研发人员是唯一参与新产品开发的人吗?一点也不。
有来自财务,市场营销,制造的人,有许多为产品开发流程绩效所需技能和知识的人员。
事实上,除了新产品开发之外,研发人员是否参与了其他流程?答案也是肯定的。
研发人员可能会参与,比如说,客户服务流程。客户问了一个复杂问题。谁更有资格回答这个问题?作为该产品主要开发者的技术人员。
换句话说,组织中的单元和流程之间的关系很复杂。在给定流程中涉及组织中许多不同的的单元,并且给定组织单元可能参与了许多流程。
换句话说,现有的管理结构和流程之间无法简单识别。这就是为什么会遇到之前讨论过的问题。
在现代组织中,我们已经认识到许多绩效问题都来自于不重视流程。事实上,是支离破碎的,隐形的,没有管理。
因此,可能会有销售代表带来新客户的订单,客户会说这是个小订单,但如果完成得快,后面有许多生意。
这将经历整串做不同的部分的人,最后到了要做物流规划的人,他看看,哎呀,这是个小订单,如果快运出去,运费将会很高。
麻烦在于运费要考核。告诉我客户要快,但我的重点在发货和按发货成本衡量,那将用船运。
人们会狭隘地专注于自身任务,通过理解整个流程,通过意识到工作在更大的背景下的地位,可以改变人们以及自身认识。
我们将任务工作者变成流程执行者。这是一个关键的要素,作为以流程为中心的组织。
在这里,人们不仅理解任务,还理解目标。
人们关心流程而不是活动,人们真正的目标是让客户满意,而不仅是取悦老板。
管理层确实支持一线人员,流程执行者。这会进一步证实,当开始看到在以流程为中心的组织中,管理人员和流程执行者之间的比率。
当然,在传统组织里,通常每7到10位员工就有一位经理。
那是因为经理必须进行很多控制。在以流程为中心的环境中,比率更可能是1对30。大约每30位流程执行者可能需要一名协调者。
知道吗,那还是以流程为中心初期的组织。当开始进入成熟期,我们发现,随着时间的推移,协调者为流程团队所做的越来越多的事情,实际上可以由团队自己学习和执行,我们开始听到这样的数字,1位经理对50位执行者,或者90位执行者。因而无法按监管的角色运作,在试着所谓监管50人或更多时,这只是协调,支撑赋能。
流程架构指挥不是传统的中层管理者,向下收集信息向上传递,从上获取信息向下传播,而是真正的流程工程师,关注衡量和改进设计,而流程高管不仅仅是高层决策者。
必须是一位领导者,着眼于长远,了解客户的战略方向,并与员工交流和分享这一愿景。
这是非常不同的管理角色,因为有真正不同类型的人在前线工作。
让我最后总结一下。转变到以流程为中心的组织,不必神秘,但很困难原因很简单,要求人们变革核心方式,要求传统的管理者学会放手,将责任移交给流程团队,学习全套新的支持、设计和领导技能。
无法轻易找到具有天赋的人,让人放下已培养的管理技能,并获得新技能也非常困难,可能更重要的和更困难的是将任务工作者转变为流程执行者。
因为这真的需要新的方式看待世界,仅仅把人放到团队中并不能变成流程执行者,真正是根本的思维转变。
而组织能将任务工作者转变为流程执行者,并且能帮助管理层开发这种新的技能,会发现以流程为中心的组织,带来梦寐以求的灵活性和绩效。
流程之旅路途艰辛,但值得付出努力到达目的地。
非常感谢。